6 เทคนิคการใช้งาน Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น

      ในยุคปัจจุบัน“เวลา” เป็นสิ่งที่มีค่ามากๆ  ดังนั้นการทำงานให้เร็ว และถูกต้องจะช่วยให้เรามีเวลาไปทำอะไรที่เราอยากทำมากขึ้น วันนี้เรามีเทคนิคการใช้ Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น มาให้เพื่อนๆ ได้อ่านกันค่ะ    

1. ดูข้อมูลสรุปทางสถิติได้จาก Status Bar ด้านล่าง

บางครั้งเราต้องการบวกเลข นับเลข หรือหาค่าเฉลี่ยเลขคณิต แบบเร็วๆ (โดยไม่ได้จะเอาไปคำนวณต่อ) เราไม่ต้องเขียนสูตรให้เมื่อย แค่ให้ลาก Select ครอบคลุมข้อมูลที่ต้องการ แล้วไปดูที่ Status Bar ที่อยู่ขวาล่าง มันก็แสดงข้อมูลให้เพียบแล้ว

วิธีใช้งาน : เราเลือกได้ว่าใน Status Bar จะแสดงการสรุปอะไรบ้างโดยให้ลองคลิ๊กขวาที่ Status Bar ด้านล่าง แล้วติ๊กเลือกเอาได้ครับ ว่าจะเอาอะไร เช่น Average, Count, Numerical Count, Maximum, Minimum, Sum


2. ลองใช้ Quick Access Toolbar ให้มากขึ้น

Quick Access Toolbar จะอยู่ตำแหน่งซ้ายบนของหน้าจอ 

 

วิธีการเพิ่มคำสั่งใน Quick Access Toolbar

มี 2 วิธีหลักๆ คือ

     วิธีที่ 1  Add จากปุ่มที่เห็นอยู่แล้วบน Ribbon โดยมีวิธี ดังนี้

  • คลิ๊กขวาเลือกปุ่มที่อยู่ใน Ribbon ที่เราอยากจะ add ลงใน Quick Access Toolbar
  • แล้วกดคำว่า Add to Quick Access Toolbar

 

       วิธีที่ 2  กด Add More Command โดยตรงที่ Quick Access Toolbar (วิธีนี้สามารถเพิ่มคำสั่งแปลกๆ ใหม่ๆที่ปกติ Excel ไม่มีให้เลือกใน Ribbon ได้ด้วย)

  • ให้กดตรงปุ่มสามเหลี่ยมด้านขวาของ Quick Access Toolbar

  •  จากนั้นกดเลือกคำสั่งที่ต้องการในเมนูกลุ่มต่างๆ
    • ถ้าเลือก Commands not in the Ribbon จะเห็นแต่อันที่ไม่มีให้เลือกใน Ribbon ปกติ 
    • ถ้าไม่รู้จะเลือกอันไหน ลองดู All Commands จะเห็นเมนูทั้งหมด
    • แล้วกด Add > จากนั้นกด OK

วิธีใช้ Quick Access Toolbar

      มี 2 แบบ คือ

  1. ใช้เม้าคลิ๊กปุ่มต่างๆที่มีให้เลือก
  2. หรือจะกด Keyboard ปุ่ม ALT+ ตัวเลข 1, 2, 3, 4…เอาก็ได้ (แล้วแต่ว่าเรียงลำดับเครื่องมือไว้แบบไหน)

จะเห็นว่าเราเข้าถึงคำสั่งพวกนี้ได้เร็วกว่าปกติมาก เพราะกดทีเดียวก็จะใช้งานได้เลย ไม่ต้องกดเข้าไปในแถบต่างๆ เหมือนปกติ ดังนั้นคำสั่งไหนที่เราใช้บ่อยๆ เราสามารถเอามาเพิ่มลงใน Quick Access Toolbar นี้ได้ด้วย


3. หันมาใช้ Keyboard คีย์ลัดบ้าง

การใช้คีย์ลัดช่วยให้เราทำงานได้เร็วมากขึ้นจริงๆค่ะ  โดยเฉพาะตัวไหนที่เราใช้บ่อยๆ ควรจะจำคีย์ัลัดตัวนั้นให้ได้ ยกตัวอย่างคีย์ง่ายๆ ที่ใครๆก็ต้องใช้งานกันทั่วไป เช่น

  • Ctrl+C      เพื่อ  Copy
  • Ctrl+X      เพื่อ  Cut
  • Ctrl+V      เพื่อ  Paste
  • Ctrl + Z    เพื่อ  Undo
  • Alt+ =      เพื่อ  Auto Sum
  •    F2          เพื่อ  เข้าสู่ Edit Mode
  •    F3          เพื่อ  Paste Name (ชื่อที่ตั้งเอาไว้แล้ว)
  •    F4          เพื่อ  ล๊อค Cell (ใน Edit Mode ) / Repeat ทำซ้ำ
  •    F5          เพื่อ  ให้ลากครอบ Cell Reference ใน Formula Bar แล้วกด F5 แล้ว Enter เพื่อไปเลือก Cell/Range นั้นๆ ได้เลย
  •    F9          เพื่อ  แปลงสูตรเป็น Value (ใน Edit Mode) / Recalculate

คุณสามารถดูสรุปคีย์ลัดอื่นๆที่สำคัญได้จากภาพด้านล่างนี้ 

ขอบคุณภาพจาก : inwexcel


4. สร้าง Custom List เพื่อช่วย Auto Fill / Sort

โดยปกติเราจะใช้ Auto Fill ที่เป็นแค่ตัวเลข แต่บางทีเราต้องการให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูลให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น A-Z หรือ ก-ฮ 

ปกติจะได้สามารถใช้งานได้เลยได้ แต่เราสามารถให้ Excel รู้จัก List ที่เรากำหนดเองได้ เพื่อให้มัน Autofill และ Sort ตาม List ที่เรากำหนด 

วิธีการสร้าง Custom List

  • ไปที่ File => Option => Advanced => ไปที่ส่วนของ General เลือก Edit Custom List
  • จากนั้นสามารถใส่คำที่ต้องการลงไปได้เลยในช่อง List entries (แยกคำด้วย Enter) หรือจะ Import จาก Range ที่มีอยู่ก็ได้ครับ (แต่ต้องเป็น Text ที่เป็น Value ไม่ค้างเป็นสูตร)

  • อย่างตัว A-Z นี้ แล้วกด Add ข้อมูลที่กรอกจะไปอยู่ใน Custom Lists จากนั้นกด OK

การเรียกใช้ Custom List ที่สร้างไว้แล้ว

     วิธีใช้ Custom List ก็ง่ายแสนง่าย แค่พิมพ์ตัวใดตัวหนึ่งที่อยู่ใน List แล้วลาก Fill Handle ยาวลงมาก็ใช้ได้แล้ว


5. ใช้ Paste Column Widths แทนการนั่งปรับความกว้างของคอลัมน์เอง

      ทุกวันนี้บางท่านยังเสียเวลานั่งจัดความกว้างของคอลัมน์ใน Excel ให้เท่ากับต้นฉบับ ซึ่งบางคนอาจจัดได้เป๊ะมาก แต่ก็เป็นส่วนน้อย

ในเมื่อเราสามารถ Copy แม้แต่ความกว้างของคอลัมน์ได้

มีวิธีการใช้ Paste Column Widths :

  • เลือกที่ cell หรือ range ต้นฉบับที่ต้องการ copy ความกว้างคอลัมน์มา
  • กด copy
  • ไปเลือกที่ช่องที่ต้องการ
  • กด Paste Special => Column Widths =>กด OK

paste-column-widths


6. ทำงานใน Excel แล้วค่อยใช้ Copy ไป Paste as Link ลงที่อื่น

เมื่อมีการทำข้อมูลเป็นตาราง มีการคำนวณ หรือมีกราฟ เราแนะนำให้ใช้ Excel ทำงาน แล้วค่อย Copy เป็น Link ไปยัง MS Word หรือ PowerPoint ปลายทางแทน

  • เนื่องจาก Excel มีความยืดหนุ่นสูง เวลาค่า input บางอย่างในตารางเปลี่ยนไป ค่า output จะถูกคำนวณใหม่ทันที ไม่ต้องมาพิมพ์ซ้ำลงไปอีก (จะเนื่องจากอะไรก็แล้วแต่ เช่น เจ้านายสั่งเพิ่ม เราทำผิดเอง หรือข้อมูลใหม่เพิ่งจะมา)
  • การรวมข้อมูลอยู่ในที่เดียวกันคือใน Excel แล้ว Link ไปแสดงในที่ต่างๆ ย่อมมีประสิทธิภาพมากกว่าทำข้อมูลในหลายๆที่และ ทำให้ไม่มี conflict ด้านข้อมูล

วิธี Copy ไป Paste เป็น Link :

  1. ให้ Copy ข้อมูลตาราง หรือ กราฟใน Excel
  2. เปิด MS Word หรือ PowerPoint ที่เป็นโปรแกรมปลายทาง
  3. Paste => Paste Special => เลือก Paste Link


      จากที่แนะนำมาเป็นอย่างไรบ้างคะ กับเทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น ถ้าเพื่อนๆ มีเทคนิคอื่นๆ จะแชร์ก็สามารถ comment ไว้ได้ หวังว่าจะมีประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย วันนี้ผู้เขียนขออนุญาตจบบทความเพียงเท่านี้ ขอบคุณค่ะ

 

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *