Paperless ยุคใหม่ที่องค์กรไหน ๆ ก็ต้องไปให้ถึง
Paperless คำนี้ถูกกล่าวถึงบ่อยมากในระดับองค์กร ซึ่งผู็อ่านหลายท่านน่าจะเคยได้ยินและพอเข้าใจกันมาบ้างแล้ว(อาจเรียก “สำนักงานไร้กระดาษ”)
โดยในยุคนี้ Paperless ถือเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก โดยไม่ใช่แค่เพียงลดการใช้งานกระดาษเท่านั้นแต่ยังรวมถึงเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลด้วย
เพราะโลกของอุตสาหกรรมเดินทางมาถึงยุค 4.0 แล้วนั้นเองครับ (ภาพด้านล่างบ่งบอกถึงหัวใจหลักของอุตสาหกรรมแต่ละยุคครับ)
ขอบคุณแหล่งที่ >>> https://en.wikipedia.org/wiki/Industry_4.0
ในอดีตที่ผ่านมาของรูปแบบงานด้านเอกสารระดับองค์กรจะเป็นแบบ Paper Based ซึ่งเป็นการใช้งานกระดาษในการจัดทำเอกสารเต็มรูปแบบ โดยรูปแบบของวงจรเอกสารจะมีดังนี้ สร้างเอกสาร ประมวลผล จัดเก็บ ทำลาย ซึ่งจะวนไปตามนี้ครับ
ทั้งนี้ข้อเสียของ Paper Based คือ
- ต้นทุนในการทำลายเอกสาร
- ต้นทุนในการส่งหรือย้ายเอกสาร
- ต้นทุนในการจัดเก็บเอกสาร
- ระยะเวลาในกระบวนการทำงาน
- สิ่งแวดล้อม
- ขณะที่ Paperless คือ
- ไม่ได้ปราศจากกระดาษ 100 เปอร์เซ็นต์
- ต้นทุนของ System & Infrastructure หรือ Services
จากข้างต้นจะเห็นความแตกต่างในบางพื้นที่การใช้กระดาษแบบเดิมอาจคุ้มมากกว่าก็ได้ แล้วถ้าจะนำระบบเข้ามาใช้ก็มีระบบรองรับกระบวนการ Paperless มากมายเช่น Alfresco MS-Sharepoint G-Suite และอื่น ๆ อีกมากมาย สำหรับในไทยอาจจะพบปัญหาที่ทำให้กระบวนการ Paperless สามารถสำเร็จได้ยากดังนี้
- 1.ข้อกำหนดทางกฎหมายที่ยังยึดเอกสารในรูปแบบกระดาษเป็น
- 2.ความรู้ความเข้าใจของพนักงาน
- 3.การยึดติดกับรูปแบบการทำงานเดิมๆ (ส่วนมากจะเป็นในผู้ที่มีอายุงานค่อนข้างสูง)
- 4.ต้นทุนในการปรับเปลี่ยน
แต่ถ้าเรามาคิดถึงข้อดีในระยะยาวของ Paperless แล้วก็ถือว่าคุ้มที่เดียวที่จะปรับเปลี่ยนโดยขอยกตัวอย่างข้อดีสักเล็กน้อยนะครับ เช่น
- 1.การเก็บรักษาข้อมูลเป็นไปโดยง่าย
- 2.ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ พิสูจน์ตัวตนได้
- 3.บริหารจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้นด้วยระบบที่สามารถสนับสนุนได้มากมายหลายแบบ
- 4.ลดต้นทุนของกระดาษที่ต้องพิมพ์
- 5.ลดต้นทุนในการทำลายเอกสาร
- 6.ลดต้นทุนในการจัดส่งเอกสาร
- 7.ลดเวลาในการจัดการข้อมูลเอกสารและบริหาร
- 8.ไม่ต้องมีห้องจัดเก็บหรือผู้ดูแลศูนย์เอกสาร
เป็นต้นครับ
ซึ่งจริง ๆ แล้วกระบวนการประยุกต์สู่ Paperless ไม่จำเป็นที่จะต้องทำหมดทั้งกระบวนการ หรือทำทุกส่วนขององค์กรก็ได้ โดยอาจเริ่มต้นทำเพียงบางส่วนหรือทำเฉพาะที่สามารถทำได้ ก็นับเป็นการเริ่มต้นในการเข้าสู่รูปแบบ Paperless ที่ดีแล้วครับ เพราะในยุคปัจจุบันความสำคัญในแง่ของเทคโนโลยีนั้นสำคัญมากไม่ว่าใครก็ต้องการที่จะลดต้นทุน ลดเวลาการดำเนินการ เพิ่มความสะดวกสบาย และความปลอดภัย โดย Paperless นอกจากทำให้จัดการและบริหารข้อมูลได้ดีขึ้นแล้ว ยังทำให้ข้อมูลมีความปลอดภัยมากขึ้นอีก(ถ้าลงทุนระบบป้องกันดี ๆ) และในเรื่องข้อกฎหมาย GDPR การทำ Paperless ก็จะช่วยตอบโจทย์ทำให้สามารถควบคุมข้อมูลได้ดีขึ้นด้วยครับ
ถ้ามีข้อมูลหรือข้อผิดหพลาดประการใดก็ต้องขออภัยไว้ ณ ที่นี้ด้วยนะครับ และหากท่านผู้อ่านมีข้อเสนอแนะอย่างไรติชมได้นะครับ ขอบคุณทุกท่านครับ:)